Как правильно оформить первичку при списании БСО и восстановлении их на балансе

Как правильно оформить первичку при списании БСО и восстановлении их на балансе
Едва ли не в каждой организации бюджетной сферы имеются бланки строгой отчетности: трудовые книжек и вкладыши в них, путевки и билеты, аттестаты и дипломы, свидетельства, сертификаты и др. Поэтому вопросы оформления операций с БСО остаются для бухгалтеров важным и актуальными. Подробно рассмотрим два из них.

1. Нужно ли проводить инвентаризацию перед формированием Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461) и оформлять уничтожение бланков Актом об утилизации (ф. 0510435)?

С с 1 января 2024 года обязательным к применению всеми организациями бюджетной сферы стал Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461). Он используется для оформления операций по выбытию БСО при:

- их оформлении и выдаче;

- выявлении порчи, в том числе порчи при оформлении;

- хищении, недостаче;

- отмене в соответствии с правовыми актами (т.е. когда бланки становятся недействительными).

Акт о списании (ф. 0510461) применяется для оформления списания бланков строгой отчетности, учитываемых как на балансовом счете 105 06 "Прочие материальные запасы", так и на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

Основанием для формирования Акта о списании (ф. 0510461) являются:

- Инвентаризационная опись БСО и денежных документов (ф. 0510465) и Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463);

- документы, подтверждающие использование БСО, например, лист книги регистрации выданных документов об образовании и о квалификации и др.

Проводить инвентаризацию в целях списания БСО с балансовых и забалансовых счетов с последующим оформлением Акта о списании (ф. 0510461) следует только в обязательных случаях, предусмотренных Стандартом "Концептуальные основы..." и Общими требованиями к организации инвентаризации, закрепленными в Стандарте "Учетная политика...".

В частности, Акт о списании (ф. 0510461) формируется по результатам инвентаризации при выявлении недостачи, хищения, порчи, в том числе порчи при оформлении.

Кроме того, рекомендуем формировать Акт о списании (ф. 0510461) на основании документов инвентаризации, в том числе в случае отмены БСО в соответствии с правовыми актами (списание недействительных бланков). Обязанность проведения инвентаризации для списания недействительных бланков нормативными актами не установлена. Однако недействительность является одним из признаков несоответствия БСО условиям актива. А наличие таких признаков подтверждается как раз в ходе инвентаризации.

Если же речь идет о списании БСО, использованных или потребленных в деятельности учреждения, основанием для которого являются иные документы, подтверждающие расход, то проводить инвентаризацию не требуется.

Заголовочная часть Акта о списании (ф. 0510461) содержит реквизит "Необходимость уничтожения". Он может принимать одно из следующих значений:

- "да" с указанием в кодовой зоне символа "1" в случае отмены бланков (недействующие бланки), бланков, испорченных при оформлении;

- "нет" с указанием в кодовой зоне символа "2" в случае недостачи (хищения), использования в деятельности учреждения (оформления).

Выбытие материальных запасов, для которых предусмотрены мероприятия по утилизации / уничтожению, осуществляется только после утверждения руководителем учреждения Акта об утилизации (ф. 0510435).

Сведения об утилизируемых объектах в Акта об утилизации (ф. 0510435) можно заполнить на основании информации из Акта о списании (ф. 0510461). При этом в качестве действий, предусмотренных документом о выбытии / списании объекта, в Акте об утилизации (ф. 0510435) БСО может быть указано значение "уничтожить путем сжигания".

Таким образом, если БСО подлежат уничтожению и реквизит "Необходимость уничтожения" Акта о списании (ф. 0510461) принимает значение "1", выбытие таких БСО с балансового или забалансового учета возможно только после утверждения Акта об утилизации (ф. 0510435).

(с) Система ГАРАНТ